1. Inleiding
Voor u ligt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025 van de Omgevingsdienst Zuid-Limburg. Dit beleid is net als het voorgaande inkoopbeleid uit 2020, gestoeld op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid van juli 2019. Dit nieuwe beleid is met name ingegeven door de naamswijziging die de organisatie in 2024 heeft doorgevoerd. Inhoudelijk zijn geen wijzigingen beoogd in vergelijking tot het beleid uit 2020.
De Omgevingsdienst spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen bij de Omgevingsdienst plaatsvindt. De Omgevingsdienst streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 3).
De Omgevingsdienst gaat bij het Inkopen van Leveringen of Diensten uit van de volgende
inkoopuitgangspunten:
2. Definities
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Contractant: De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Omgevingsdienst
Zuid-Limburg.
Diensten: Diensten als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.
Omgevingsdienst Zuid Limburg: Het openbaar lichaam Omgevingsdienst Zuid-Limburg, gevestigd te Maastricht, hierna tevens te noemen Omgevingsdienst of ODZL.
Inkopen: (Rechts)handelingen van de Omgevingsdienst Zuid-Limburg gericht op de
verwerving van Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een
Ondernemer met betrekking tot bedoelde Leveringen of Diensten tot gevolg
hebben.
Leveringen: Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.
Offerte: Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag: Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Omgevingsdienst Zuid
Limburg voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform
de Aanbestedingswet en de Europese aan- bestedingsrichtlijnen.
Ondernemer: Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
3. Doelstellingen
De Omgevingsdienst Zuid-Limburg wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
4. Juridische uitgangspunten
4.1 Algemeen juridisch kader
a) De Omgevingsdienst Zuid-Limburg leeft de relevante wet- en regelgeving na.
De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
b) Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Omgevingsdienst neemt bij zijn Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
4.3 Uniforme documenten
De Omgevingsdienst streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Omgevingsdienst past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
4.4 Mandaat en volmacht
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de organisatie. De Omgevingdienst wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
4.5 Afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Limburg en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
4.6 Klachtenregeling
De Omgevingsdienst Zuid-Limburg voorziet in een klachtenregeling ter uitvoering van de Klachtenafhandeling bij Aanbesteden als flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012.
Deze klachtenregeling voldoet aan de uitgangspunten geformuleerd in de ‘Handreiking Klachtafhandeling bij aanbesteden’ van het Ministerie van EZK van januari 2022. De klachtenregeling wordt opgenomen in het aanbestedingsdocument van iedere Europese aanbesteding, nationale aanbesteding en meervoudig onderhandse aanbesteding.
De klachtenregeling omvat de inrichting van een onafhankelijk klachtenmeldpunt en de klachtprocedure op basis waarvan klachten van ondernemers aangaande een concrete aanbesteding in behandeling worden genomen.
Onder andere misverstanden, onbedoelde fouten en ten onrechte gestelde eisen in de aanbesteding kunnen hierdoor op onafhankelijke en deskundige wijze worden opgelost door middel van deze klachtenregeling.
De Omgevingsdienst Zuid-Limburg draagt er zorg voor dat haar klachtenregeling zodanig is ingericht dat ondernemers een klacht snel en laagdrempelig kunnen indienen, dat elke klacht onafhankelijk, zorgvuldig en deskundig wordt behandeld en dat door Omgevingsdienst Zuid-Limburg voortvarend wordt beslist of de klacht (deels) terecht of onterecht is.
Met de klachtenregeling wordt ondernemers de mogelijkheid geboden tot laagdrempelige, deskundige en onafhankelijke klachtbehandeling waardoor niet direct het rechtsmiddel van een kort geding toegepast hoeft te worden. Een ondernemer is niet verplicht om gebruik te maken van de klachtenregeling van Omgevingsdienst Zuid-Limburg maar heeft ook de vrijheid om direct te kiezen voor een gang naar de (voorzieningen-)rechter.
De Omgevingsdienst legt jaarlijks intern verantwoording af over de klachtafhandeling en rapporteert hierover. Deze rapportage is publiek toegankelijk met het oog op de transparantie. De manier waarop over klachtafhandeling wordt gerapporteerd is vormvrij. In ieder geval moet worden gerapporteerd over:
Het is mogelijk dat de rapportage over klachtafhandeling bij aanbesteden bij Omgevingsdienst ZuidLimburg gekoppeld is aan de rapportage in het kader van de klachtenafhandeling op grond van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht.
5. Ethische en ideeële uitgangspunten
5.1 Integriteit
a) De Omgevingsdienst stelt integriteit voorop.
De Omgevingsdienst heeft hoog in het vaandel dat zijn werknemers integer handelen. De werknemers zijn verplicht zich te houden aan de vastgestelde gedragscode. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b) De Omgevingsdienst contracteert enkel met integere Ondernemers.
De Omgevingsdienst wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
5.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
a) Bij Inkopen neemt de Omgevingsdienst sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de Omgevingsdienst de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Omgevingsdienst stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Diensten en Leveringen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
-
De Omgevingsdienst analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt;
-
Bij de product- en marktanalyse kan de Omgevingsdienst inventariseren welke Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden;
-
De Omgevingsdienst promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen;
-
In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen;
-
De Omgevingsdienst stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs;
-
De Omgevingsdienst kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.);
-
De Omgevingsdienst monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen;
-
De Omgevingsdienst deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI- Zelfevaluatietool.
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
-
Klimaatbewust Inkopen
De Omgevingsdienst onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Omgevingsdienst wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Omgevingsdienst (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aan- gespoord tot CO2reductie.
-
Biobased Inkopen
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Omgevingsdienst streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
-
Circulair Inkopen
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Omgevingsdienst kan bij Inkopen en aan- bestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
-
Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Omgevingsdienst bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Omgevingsdienst de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
b) Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.
Door Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt de Omgevingsdienst bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
6. Economische uitgangspunten
6.1 Product- en marktanalyse
a) Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Omgevingsdienst acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Omgevingsdienst kan contact opnemen met MVO Nederlandvoor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
6.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a) De Omgevingsdienst acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De Omgevingsdienst streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Omgevingsdienst moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij zijn Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b) De Omgevingsdienst kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Omgevingsdienst door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Omgevingsdienst kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
6.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
a) De Omgevingsdienst heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Omgevingsdienst moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
b) De Omgevingsdienst heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Omgevingsdienst houdt echter bij zijn Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Omgevingsdienst doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
6.4 Innovatie
De Omgevingsdienst kan zijn Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Omgevingsdienst zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen.
6.5 Samenwerkingsverbanden
De Omgevingsdienst hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking.
6.6 Bepalen van de inkoopprocedure
De Omgevingsdienst heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor zijn taken (zelfvoorziening) of deze
taken uit te besteden aan de markt.
Indien de Omgevingsdienst kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Dienst of Levering en de markt van belang.
De Omgevingsdienst zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de Omgevingsdienst gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
-
Vormvrij inkopen
Wordt voor zover mogelijk gedaan bij regionale ondernemers. Bij vormvrije inkoop is vooraf geen schriftelijke offerte vereist maar kan de opdracht bijvoorbeeld op basis van een mondelinge prijsopgave worden verstrekt.
-
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Omgevingsdienst vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
-
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Omgevingsdienst vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
-
Nationaal aanbesteden
Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Omgevingsdienst nationaal aanbesteden. De Omgevingsdienst zal vooraf- gaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
-
Europees aanbesteden
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Omgevingsdienst in beginsel Europees aanbesteden.
6.7 Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Omgevingsdienst wil immers niet het risico lopen dat hij verplichtingen aangaat die hij niet kan nakomen.
Voor alle opdrachten geldt dat de waarde van de opdracht wordt berekend op basis van een reële raming van de totale waarde (exclusief BTW) gebaseerd op alle geplande, optionele (dus ook eventuele verlengingsopties van opdrachten) en anderszins redelijkerwijs in te schatten activiteiten of elementen. Een voorgenomen opdracht mag niet worden gesplitst of samengevoegd met het oogmerk om zich aan de van toepassing zijnde aanbestedingsregels te onttrekken. Als geen totale prijs is vastgesteld geldt als berekeningsgrondslag voor de waarde van de opdracht:
-
De totale waarde voor de gehele looptijd, als de looptijd gelijk is aan of korter dan 48 maanden, of
-
Het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met 48 bij opdrachten voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald.
Indien een levering of dienst of een samenvoeging hiervan in verschillende percelen wordt verdeeld, wordt voor de raming van de waarde van de opdracht de waarde van alle percelen opgeteld. Voor de berekening van de waarde van opdrachten voor diensten wordt de totale vergoeding aan de dienstverlener, hoe ook genoemd, in acht genomen.
6.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Omgevingsdienst bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Omgevingsdienst een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Omgevingsdienst wenst geen Ondernemers te betrekken in zijn inkoopproces die de mededinging vervalsen.
7. Organisatorische uitgangspunten
7.1 Inkoopproces
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
7.2 Verantwoordelijken
Inkopen worden concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De directeur is ambtelijk eindverantwoordelijke voor Inkopen. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurders, budgethouder/opdrachtgever en medewerkers essentieel.